LA CERTIFICATION QUALIOPI : 7 CRITÈRES ET 32 INDICATEURS
POUR MOBILISER LES FINANCEMENTS DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE
Vous êtes formateur indépendant ? Vous souhaitez le devenir ? Au hasard de vos recherches sur la réglementation liée à cette activité, vous avez certainement rencontré la notion de « référentiel qualiopi », ou bien encore de « certification qualiopi »...
La Boîte à Indés Académie vous explique tout pour obtenir Qualiopi :
1. QUALIOPI : définition
Qualiopi est, avant tout, un processus qualité.
Et qui dit processus qualité dit cible concernée par cette qualité. En d’autres termes, l’objectif de qualiopi est de se concentrer sur les besoins de vos clients/stagiaires. Cela signifie que le référentiel se concentre avant tout sur la façon dont vous individualisez votre relation à vos participants ainsi que la réponse à leurs besoins de développement de compétences par la formation.
Ainsi la définition de Qualiopi serait donc la suivante :
« QUALIOPI est une certification répondant à une référentiel unique qui vise à déployer un accompagnement sur-mesure aux participants (ou commanditaires) d’une formation afin de s’assurer :
- De la juste réponse de la formation aux besoins des stagiaires,
- D’un accueil (logistique, pratique et pédagogique) adapté à la situation de chacun,
- D’un suivi sur-mesure contribuant à l’acquisition des compétences et à leur pleine compréhension,
- D’un SAV de la formation contribuant à favoriser la mise en pratique des apprentissages. »
Le référentiel est officiellement entré en vigueur en janvier 2022. L’ensemble des financeurs de la formation professionnelle (OPCO, FAF, CPF, …) s’en remettent désormais à cette norme pour engager l’étude d’un dossier de formation. Il est donc fondamental de faire appel à un organisme de formation certifié qualiopi pour permettre la mobilisation des financements à la formation professionnelle continue (OPCO, FAF … CPF).
Attention, il est également important de noter que le CPF APPARTIENT au salarié et ne doit pas être mobilisé par l’employeur qui dispose, lui, d’autres leviers de financements de la formation professionnelle (Plan de Développement de Compétences, OPCO, FNE Formation…). Un salarié qui aurait mobilisé son CPF pour son propre projet professionnel n’a pas l’obligation de transmettre les attestations de participation à cette formation à son employeur, qui ne pourra, de fait, pas les utiliser pour justifier de sa contribution au développement des compétences de son salarié… Or, il s’agit d’une obligation des employeurs !
2. EST-CE QUE QUALIOPI EST OBLIGATOIRE POUR DISPENSER DE LA FORMATION ?
NON !
Mais cela vous empêchera de permettre à vos clients de bénéficier d’une prise en charge de leur formation. Mais vous pourrez dispenser votre formation, sous réserve que vous disposiez d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité à solliciter auprès de la DREETS de votre région.
NB : il est à noter tout de même que certaines entreprises désormais habituées à ce dispositif exigent que le prestataire de formation soit certifié quand bien même elles ne mobilisent pas les fonds de formation. Dans ce cas, la certification qualiopi est un gage de qualité. C’est également un véritable levier commercial et de différenciation dans certaines prestations de service dès lors qu’il y a un temps de transmission de compétences à un ou plusieurs membres de l’équipe.
OUI... !
Si vous souhaitez à tout prix que vos clients aient accès à une prise en charge ou si vous voulez référencer vos formations auprès d’opérateurs de compétences, de l’État, des régions, de la Caisse des dépôts et consignations, de Pôle Emploi ou de l’Agefiph, Ou encore si vous souhaitez dispenser des formations de type VAE, bilan de compétences…
3. JE SOUHAITE RENDRE MES FORMATIONS ÉLIGIBLES AU CPF,
PUIS-JE METTRE TOUT TYPE DE FORMATION SUR MONCOMPTEFORMATION.GOUV.FR ?
La réponse à cette question est relativement évidente : NON !
Pourquoi ? Parce que les conditions d’éligibilité du CPF sont limitées :
Les formations doivent être :
- Certifiantes ou diplômantes enregistrées au RNCP ou au RS
- En vue de préparer l’épreuve théorique du code de la route ou du permis
- Éligibles au compte d’engagement citoyen,
- Des actions de la VAE,
- Destinées aux créateurs repreneurs d’entreprise sur la partie non professionnelle (opérationnelle) de leur activité,
- Des Bilans de compétences
Les formations ne répondant pas à ces critères-là ne peuvent pas figurer au CPF.
4. ET POUR LES AUTRES DISPOSITIFS DE FINANCEMENT ?
Dans la plupart des cas, le client vous demandera un devis, une convention de formation et un programme qu’il adressera à son financeur. Celui-ci dispose ensuite d’un délai (le plus souvent 3 semaines à 1 mois) pour accorder une prise en charge partielle ou totale au stagiaire. Le stagiaire devra alors choisir la subrogation ou non de sa formation (c’est-à-dire que le financeur règlera le formateur directement sans passer par le remboursement au client/stagiaire, la subrogation est parfois plus longue en termes de délais de règlements pour les formateurs, mais préférée par les clients qui n’ont pas de fonds à avancer). Si le financeur est l’État ou une structure publique (pôle emploi par exemple) il faudra alors suivre plusieurs étapes pour référencer la formation, présenter le devis à une personne habilitée à le signer, déposer la facture et les pièces justifiant du bon déroulement de la formation.
Ces démarches sont parfois complexes et très techniques, s’agissant de financements publics, les étapes à réaliser nécessitent un grand formalisme et une grande vigilance administrative.
5. COMBIEN COÛTE LA CERTIFICATION Qualiopi ?
La certification QUALIOPI se déroule en plusieurs étapes :
- Un audit initial compris entre 850€ et 1150€ auquel s’ajoutent des frais (dossier, déplacement...) compris entre 50€ et 300€ selon les organismes certificateurs
- Un audit de surveillance entre 14 et 22 mois après la certification compris entre 400€ et 850€
La préparation de l’audit est longue et fastidieuse (certaines entreprises proposent un accompagnement à la préparation de vos supports d’audit en 48h il convient d’être très vigilant sur cette promesse qui ne garantit ni l’obtention de la certification, ni son maintien) : entre 4 et 6 mois de travail pour constituer les différents documents attendus dans les 32 critères de la certification -> soit 80 à 120 heures de travail dont on peut estimer le coût entre 6400€ et 9600€ en moyenne
La gestion de la qualité individualisée nécessite beaucoup de travail administratif : environ 2h par stagiaire (environ 160€), soit 1600€ pour une session de 10 personnes et si vous avez une formation par mois, cela peut donc représenter 16 000€ par an.
Nous avons également benchmarké les prix des certificateurs, il faut donc compter (environ) :
- entre 1300€ et 2000€ pour la certification
- Entre 6400€ et 9600€ de préparation
- En moyenne 5600€ par an de suivi administratif
SOIT UN TOTAL compris entre 24500€ et 28400€ pour les seules 3 premières années
Pour finir, notre conseil
Avant de vous lancer dans votre propre certification qualiopi, assurez-vous que vous avez un temps suffisant à consacrer au suivi administratif et qualité de vos formations ainsi qu’à la nécessaire veille technique, pédagogique et règlementaire qui vous permettra de garantir le maintien des bonnes pratiques que vous aurez construites à l’appui du référentiel dans l’objectif de conserver votre certification.
Estimez le volume de formations que vous allez réaliser, le nombre de stagiaires que vous pensez former ainsi que le temps dont vous disposez pour réaliser ces tâches. Si vous ne disposez pas d’un temps ou d’une rigueur suffisants pour assurer la bonne tenue de ces tâches, nous vous conseillons d’envisager une solution de mutualisation de la certification qui vous permettra de vous concentrer sur la transmission de votre expertise et le développement de votre savoir-faire pédagogique, plutôt que sur les modalités administratives de vos sessions de formation.
Pour vous permettre d’estimer le temps à mobiliser dans cette démarche, les coûts qu’elle pourrait représenter et vous accompagner dans votre prise de décision à passer la certification ou à opter pour le portage, nous avons établi un simulateur que vous trouverez ci-après.