Dans le monde de la formation professionnelle, on parle souvent de pédagogie, d’ingénierie ou de qualité… mais bien trop rarement des règles financières qui encadrent cette activité. Pourtant, qu’on soit formateur indépendant, organisme de formation, ou structure sous-traitante, certaines obligations sont incontournables. Acompte, subrogation, annulation, tarification : mieux vaut être au clair pour éviter les erreurs, sécuriser ses relations clients et renforcer sa crédibilité. Voici les 8 règles à connaître pour rester irréprochable.
1. Ne jamais demander plus de 30 % avant le début de la formation
C’est une règle peu connue, mais essentielle : il est interdit de lui demander plus de 30 % d’acompte avant le démarrage effectif. C’est le Code du travail qui le dit, à l’article L6353-6.
Le solde peut ensuite être payé au fur et à mesure du déroulement de la formation au pro-rata du temps réalisé ou en fin de formation. Cette règle protège le stagiaire en cas d’annulation ou de report, et oblige les organismes à structurer leurs échéanciers de paiement.
2. Afficher un tarif unique, quel que soit le profil du stagiaire
On ne peut pas proposer une grille tarifaire différente selon le statut du bénéficiaire : salarié, demandeur d’emploi, indépendant… La formation a un prix, qui doit être le même pour tous, indépendamment des financements mobilisables.
🔎 En revanche, les remise commerciales sont autorisées. Nous vous recommandons de les matérialiser sur vos devis ( taux de remise, référence à un accord cadre, promotion spécifique)
3. La subrogation n’est pas une obligation
La subrogation, c’est le fait de laisser un OPCO ou un autre financeur régler directement la facture à la place du client/stagiaire. C’est pratique… mais pas automatique.
En tant qu’organisme ou formateur, vous avez parfaitement le droit de refuser ce dispositif, notamment si :
- l’accord de prise en charge n’est pas encore validé au moment du démarrage de la formation,
- le délai de paiement est incertain,
- vous préférez que le client règle et se fasse rembourser ensuite.
👉 Conseil : prévoyez une clause spécifique dans vos CGV ou vos conventions, qui précise que le paiement reste dû par le client en cas de refus ou de non-versement de l’aide.
4. Les frais d’annulation doivent être prévus à l’avance
Vous pouvez parfaitement appliquer des frais en cas de désistement tardif ou de non-présentation d’un stagiaire. Mais attention : pour qu’ils soient légaux, ils doivent être explicitement mentionnés dans le contrat, le devis ou vos CGV.
Exemple de barème :
- annulation plus de 10 jours avant : pas de frais,
- entre 5 et 10 jours : 50 % du montant dû,
- moins de 5 jours ou absence : 100 %.
🎯 Mieux encore : proposez une solution de remplacement (report ou avoir) pour éviter les tensions.
5. En cas de retard de paiement, vous avez des droits
Le Code de commerce vous autorise à appliquer :
- des pénalités de retard, calculées à un taux précisé dans vos CGV (ou à défaut : 3 fois le taux d’intérêt légal),
- une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Ces pénalités ne sont pas automatiques : elles doivent être mentionnées dans vos conditions contractuelles pour pouvoir être appliquées.
6. Encadrer les frais annexes (déplacement, hébergement…)
Si vous devez vous déplacer, vous héberger ou couvrir d'autres frais pour une session de formation, précisez bien dans vos documents contractuels :
- si ces frais sont inclus dans le prix global,
- ou s’ils feront l’objet d’une facturation complémentaire.
Sans cela, ces frais peuvent être contestés et ne pas être pris en charge par les financeurs. Une ligne claire dans le devis ou la convention évite tout malentendu.
7. Anticiper les cas de force majeure
Une formation peut être annulée ou interrompue pour des raisons imprévues : maladie, grève, intempéries, confinement... Pour éviter les litiges, prévoyez une clause de force majeure dans vos documents.
Elle doit préciser les conséquences :
- report de la session,
- annulation sans frais,
- ou facturation au prorata si la formation a déjà commencé.
Cela vous protège juridiquement, et rassure vos clients.
Pour conclure
Respecter les règles financières dans le secteur de la formation professionnelle, ce n’est pas simplement une question de conformité : c’est un marqueur de sérieux, de professionnalisme et de fiabilité. En maîtrisant ces 7 règles, vous sécurisez votre activité, inspirez confiance à vos clients et facilitez vos relations avec les financeurs.
Et si vous préférez vous concentrer sur vos contenus, vos stagiaires et vos résultats plutôt que sur les clauses contractuelles et les barèmes OPCO, La Boîte à Indés vous accompagne autrement : grâce à sa solution de portage, vous bénéficiez d’un cadre juridique et administratif sécurisé, pensé pour vous libérer de ces contraintes tout en restant 100 % maître de votre pédagogie.