La certification Qualiopi est incontestablement un gage de qualité pour les organismes de formation en France. Cependant, son coût est souvent sous-estimé, car il ne se limite pas aux tarifs des audits initiaux et de surveillance. Il est crucial de prendre en compte les frais cachés qui peuvent rapidement s'accumuler. Dans cet article, nous vous dévoilons ces coûts cachés et comment ils peuvent influencer votre budget.
1. Qualiopi, les audits initiaux et de surveillance
Les audits initiaux et audits de surveillance sont les coûts les plus visibles de la certification Qualiopi. En règle générale, l'audit initial varie entre 850€ et 1150€, auxquels s'ajoutent des frais divers (dossier, déplacement, etc.) compris entre 50€ et 300€, selon l'organisme certificateur choisi.
Pour l'audit de surveillance, prévoyez un montant compris entre 400€ et 850€.
2. La préparation de l'audit pour la certification Qualiopi
La préparation de l'audit est une étape cruciale et chronophage de la certification Qualiopi.
Constituer les différents documents requis dans les 32 critères de la certification peut prendre entre 4 et 6 mois de travail acharné.
Cela équivaut à environ 80 à 120 heures de travail.
Si l'on estime le coût horaire moyen à 80€, cette préparation peut donc représenter un coût compris entre 6400€ et 9600€ en moyenne.
3. Gestion de la qualité individualisée
Une fois la certification Qualiopi obtenue, la gestion de la qualité individualisée devient une tâche incontournable.
Elle nécessite un travail administratif conséquent, notamment pour assurer le suivi des stagiaires. En moyenne, cela peut représenter environ 2 heures de travail par stagiaire, soit environ 160€, sur notre base de 80€/h, par stagiaire. Pour une session de 10 personnes, cela équivaut à 1600€ de frais administratifs.
Si vous organisez une formation par mois, ces coûts peuvent rapidement s'additionner, atteignant jusqu'à 16 000€ par an.
4. Les logiciels dédiés à la gestion qualité : un élément essentiel
En parlant de coûts cachés, il est essentiel de mentionner les logiciels dédiés à la gestion de la qualité.
La certification Qualiopi exige une gestion documentaire rigoureuse et la traçabilité des données, ce qui peut être une tâche ardue sans l'aide d'outils appropriés.
De nombreuses organisations optent pour des logiciels comme Digiforma (notre chouchou) pour faciliter la gestion de la documentation, le suivi des stagiaires et la génération de rapports conformes aux exigences de la certification.
Ces logiciels, bien que très utiles, ont également un coût. Les frais d'abonnement mensuels ou annuels peuvent varier en fonction de la taille de votre organisme et des fonctionnalités nécessaires.
Il est donc important de tenir compte de ces dépenses supplémentaires dans votre budget global de certification Qualiopi, car ils peuvent ajouter un poids financier significatif.
AU FINAL, UN BUDGET IMPORTANT À PRÉVOIR entre Coûts de certification, préparation et suivi administratif
En additionnant tous ces coûts, il est clair que la certification Qualiopi représente un investissement financier significatif pour les organismes de formation. En moyenne, vous pouvez vous attendre à payer :
- Entre 1300€ et 2000€ pour la certification Qualiopi elle-même.
- Entre 6400€ et 9600€ de dépenses pour la préparation à l'audit.
- Environ 5600€ par an pour le suivi administratif.
En résumé, la certification Qualiopi n'est pas seulement une formalité administrative. Les coûts cachés liés à la préparation, à la gestion administrative et au suivi peuvent rapidement s'accumuler, totalisant entre 24 500€ et 28 400€ pour les trois premières années. Il est donc essentiel de prendre en compte ces dépenses lors de la planification de votre certification Qualiopi et d'évaluer attentivement les avantages qu'elle apportera à votre organisme de formation. Une gestion budgétaire minutieuse vous permettra de mieux anticiper ces coûts et de garantir la viabilité de votre démarche qualité.
Nous avons créé un simulateur la base de ces éléments, n'hésitez pas à jeter un oeil pour votre cas particulier !